Commencez par votre audience

“Je n’arrive pas à faire passer mon message”. “Je ne comprends pas pourquoi mon audience ne comprend pas ce que je veux dire”…. Ces phrases, je les ai entendues plusieurs fois que ce soit lorsque je travaillais chez Amazon ou en tant que Leadership Coach/Formatrice. A chaque fois, la personne qui me disait cela était frustrée. Et c’est très compréhensible. Elle avait passé beaucoup de temps à préparer sa présentation et peu de personnes semblaient suivre ou être convaincues par son message…

Que vous donniez une présentation, ou que vous deviez annoncer un changement au sein de votre équipe ou organisation, il est très important de tout d’abord penser à votre audience.

Pour votre information, je viens de créer une petite formation sous forme de vidéo pour vous aider à mieux communiquer. Pour voir cette vidéo, cliquez ici pour améliorer la performance de votre équipe grâce à UN SEUL changement de communication.

La communication tient parfois à peu de choses. Même si on parle tous le même langage, on comprend parfois d’autres choses. Ou on interprète les choses d’une différente façon. Les opportunités de mal se comprendre sont nombreuses. Cependant, si vous gardez à l’esprit une chose, vous aurez de grande chance de vous faire mieux comprendre.

Commencez avec votre audience!

Quand vous devez faire une présentation, donner une formation ou annoncer un changement, posez vous des questions sur votre audience ou vos interlocuteurs:

• Connaissent-ils déjà le sujet sur lequel je vais parler?
• Parlent-ils tous couramment français (ou anglais, si vous travaillez dans un environnement international)? Ont-ils l’habitude de certaines abréviations ou expressions?
•  Auront-ils la possibilité de poser des questions à un certain moment? 

Quand vous vous posez ces questions et que vous obtenez les réponses, vous pourrez ensuite adapter votre discours. Peut-être devrez-vous parler plus lentement si certaines personnes ne maîtrisent pas bien la langue dans laquelle vous parlez. Ou peut-être que certaines personnes ne sont pas habituées à votre accent, si vous parlez anglais ou une autre langue. 

En vous posant ces questions, vous pourrez également savoir si vous devez expliquer certains termes, certaines expressions ou abréviations. Ces dernières peuvent vous être familières, mais pour quelqu’un d’extérieur, elles ne seront peut être pas si évidentes. 

Enfin, si cela est possible, laissez toujours quelques minutes afin que vos interlocuteurs puissent vous poser des questions. N’hésitez pas à le demander au cours de votre présentation. Rappelez vous que certaines personnes hésiteront peut-être à vous poser des questions. Ou d’autres auront besoin de plus de temps pour absorber l’information que vous leur communiquez. 

Comment communiquer: de manière orale ou écrite?

Une fois que vous avez répondu à ce genre de questions, demandez vous ensuite si vous devez communiquer à l’oral et/ou à l’écrit.

Certaines communications doivent se faire verbalement. Si vous annoncez un gros changement dans votre organisation, rien de pire que de l’annoncer par email. Il vaut toujours mieux annoncer ces changements lors d’une réunion de groupe, puis d’équipe puis éventuellement au niveau individuel. Vous pouvez envoyer un email pour soit annoncer qu’il y aura une annonce importante et ensuite envoyer un émail, après la réunion de groupe, pour confirmer et résumer les points importants. 

De même si vous devez présenter quelque chose. Il est très important de donner cette présentation verbalement afin que vous puissiez avoir du retour et/ou obtenir des questions. Vous pouvez toujours envoyer une copie de votre présentation par la suite afin que les gens puissent s’y référer. 

Vous pouvez également utiliser un intranet, une newsletter ou des posters pour renforcer un message mais il est essentiel que ces informations soient déjà connues de la plupart des gens. Sinon, vous risquez de vous attirer plus de questions (et de critiques) que vous ne voulez… 

Soyez clair et précis

J’avais déjà mentionné ce point brièvement lors de mon article précédent sur Comment établir une communication efficace.

Il n’est rien de plus énervant que quelqu’un qui tourne autour du pot. Certaines personnes ne font que donner des exemples ou de répéter certaines choses sans pour autant aller droit au but. Lorsque vous êtes clair et précis, votre audience sait de suite ce que vous voulez dire ou ce que vous représentez. 

Une analogie un peu particulière…

Je prends souvent l’analogie de la salsa, mon autre passion 🙂  Quand vous dansez en couple, celui qui guide (en général l’homme), doit être clair dans sa façon de guider. Sa partenaire doit-elle ou non tourner? Si oui, doit-elle tourner à droite ou à gauche? S’il n’est pas clair, la femme va hesiter et se demander ce qu’elle doit faire. Il faut donc qu’il soit très clair. De même, lorsque l’homme veut que la femme tourne, veut-il qu’elle tourne une fois? Deux fois? Trois fois? Plus? Pareil dans cette situation: si l’homme n’est pas clair et précis, la femme ne saura pas exactement combien de fois elle doit tourner. Elle sera donc confuse, et la danse ne sera pas aussi fluide qu’elle devrait l’être.

Reprenons !

Par conséquent, pour bien communiquer et vous assurer que votre audience suit votre message, il faut être le plus clair et précis possible.

Vous allez peut-être dire: Oui, mais si je ne donne pas assez de détails, j’ai peur que les gens ne comprennent pas vraiment. Je vous dirai qu’il s’agit de trouver le bon équilibre. Il s’agit de donner suffisamment d’informations pour que votre message passe sans troubler ou ennuyer vos interlocuteurs. D’après mon expérience, il vaut mieux dire les choses les plus importantes et attendre de recevoir des questions. Cela vous donne la possibilité de fournir plus de détails. C’est mieux que de bombarder votre audience avec des informations qui ne sont parfois pas nécessaires, et qui vont les ennuyer ou les énerver. Dans ce cas, vous risquez de ne plus vous faire comprendre. Si vous voulez voir un autre exemple, je vous conseille de regarder l’article d’Alain Goetzmann  » Trop d’informations tue l’information « .

Conclusion

Quand vous commencez à l’inverse, c’est-à-dire que AVANT de préparer votre présentation, formation ou discours, posez vous toujours des questions sur votre audience ou vos interlocuteurs.  Cela vous aidera à mieux vous préparer et à adapter le contenu que vous voulez partager. Cela vous permettra aussi de mieux faire passer votre message, et donc de mieux vous faire comprendre!

Note : Si vous voulez en savoir plus,  j’ai créé une petite vidéo qui vous aidera à améliorer votre communication, N’hésitez pas à la visionner!

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