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Comment mieux gérer son temps

Pour pouvoir mieux gérer son temps, l’une des étapes importantes est de donner la bonne priorité aux tâches que l’on doit accomplir. Il faut donc souvent considérer les choses en fonction de leur urgence et de leur importance.  Pour cela, on trouve 4 catégories : 

  • Urgent et important
  • Urgent et pas important
  • Pas urgent mais important
  • Pas urgent ni important

 

Matrice d’Eisenhower

Pour gérer son temps et traiter ces 4 catégories, vous pouvez suivre la matrice d’Eisenhower (également mentionnée dans le livre de Stephen Covey ‘Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent’ (en anglais: the 7 habits of highly effective people’).

  • Faire
  • Déleguer
  • Planifier
  • Eliminer

✅ Si les tâches sont urgentes et importantes, vous devez les faire. Ce sont les tâches dont vous devez vous occuper maintenant. 

✅ Si les tâches sont urgentes mais pas importantes, c’est votre chance de déleguer. Certaines de ces tâches n’apportent pas de valeur ajoutée et peuvent être confiées à quelqu’un d’autre. 

✅ Si elles ne sont pas urgentes mais importantes, vous devez les planifier ou les repousser à plus tard. Elles requièrent votre attention, mais peuvent attendre. Cependant, si vous ne les traitez pas à un moment donné, elles deviendront urgentes.

✅ Enfin, si elles ne sont ni urgentes ni importantes, demandez-vous si vous pouvez les repousser voire les éliminer. Dans le cas contraire, leur priorité pourrait changer et vous pourriez devoir les déléguer.

J’aimerais cependant clarifier plusieurs points.

Au travail

Définition d’importance et d’urgence

Au travail ou lorsque vous travaillez en équipe, il est essentiel de bien définir ce qui est important et ce qui est urgent. Quelque chose d’important pour une personne ne l’est peut-être pas pour quelqu’un d’autre. Il faut donc vous assurer que tous les membres aient la même définition du mot ‘important’ et du mot ‘urgent’.

Comment définit-on quelque chose d’important? Eh bien, les choses importantes sont les activités qui contribuent à atteindre les objectifs, que ce soient ceux de votre organisation, de votre équipe ou vos objectifs personnels.  

Qu’est-ce qui est urgent? C’est quelque chose que vous devez résoudre ou faire le plus rapidement possible, au risque de vous empêcher de ne pas atteindre vos objectifs. 

Délégation

Là aussi, il faut faire la part des choses. Si vous déléguez des choses qui ne sont pas importantes, vous pouvez vous demander si elles en valent vraiment la peine. 

Par contre déléguer quelque chose est aussi une manière de développer les membres de vos équipes, de leur donner des responsabilités supplémentaires pour qu’ils puissent se développer et évoluer dans votre organisation. Cela vous permet en même temps de vous libérer un peu pour vous concentrer sur des tâches plus importantes.

 

Dans votre vie personnelle

Là, je pense plus particulièrement aux femmes, qui souvent doivent gérer leur temps entre travail, enfants, maison, relation avec leur partenaire, exercice, repos, etc. 

Nous, les femmes, avons souvent tendance à vouloir tout gérer alors que parfois, la solution est simple. Il suffit parfois de demander (et souvent de déléguer).

Vous voulez avoir un peu plus de temps pour faire du sport? Pourquoi ne pas demander à votre partenaire ou votre famille de s’occuper des enfants une à deux fois par semaine. 

Si vous voulez aller passer une soirée seule/seuls sans les enfants, pourquoi ne pas trouver un(e) baby-sitter? 

Votre travail vous pose parfois des conflits avec l’école de vos enfants? Pourquoi ne pas parler à votre responsable et demander si vous pouvez travailler à des heures différentes ou de chez vous à certain moments? Etc. etc.    

Si vous ne demandez pas de l’aide, personne ne peut savoir que vous en avez besoin. Tout le monde pensera que vous arrivez à tout gérer

En conclusion

Le temps est ce que l’on a de plus précieux, j’avais déjà écrit un blog là-dessus.

La gestion du temps n’a pas vraiment de rapport avec le temps lui même, mais concerne plutôt la gestion des priorités. Quand vous aurez une meilleure idée de vos priorités, vous saurez quoi faire à quel moment.

#vlvcoach #leadership #timemanagement #gestiondutemps

 

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